שאלה לעוזרות למנכ"ל/ סמנכ"ל

[ל ו ז י]

שאלה לעוזרות למנכ"ל/ סמנכ"ל

אני מנהלת משרד ועוזרת מנכ"ל בחברת היי-טק, מנכ"ל החברה ביקש לאחרונה שאני אעמיק את תפקידי כעוזרת אישית וכחלק מהתפקיד שאעשה מעקב על ביצוע החלטות שהתקבלו בישיבה השבועית של ההנהלה (הביצוע הוא ע"י שאר הסמנכ"לים בחברה). אשמח לשמוע ממי שעושה דברים דומים איך בדיוק אתן עושות את זה? (תזכורות במייל?) ולשמוע בעצם כל רעיון שיש לכן על איך עושים את זה בפועל. תודה

 

[בָלבָל]

היי לוזי, אני לא מנוסה בסוג עבודה כזו

אבל לדעתי הייתי מתחילה בתזכורת באימייל. אחרי זמן קצוב (שלדעתך/לדעת הבוס שלך) ראוי שההחלטה תתבצע, תזכורת נוספת במייל. יומיים אחרי התזכורת הנוספת כדאי כבר להתקשר... האם לסמנכלים האחרים יש גם מזכירה אישית? אולי התזכורת הראשונה להעביר דרכה, השניה ישירות אליו למייל, והשלישית בטלפון אליו. כמובן הכל תלוי בדחיפות ביצוע ההחלטה. לוזי גם לי יש שאלה את יודעת להגיד כמה מרוויחה מישהי שמתחילה בתפקיד מסוג שלך. נגיד אני מגיעה עם ניסיון של 8 שנים כמזכירה, מתוכן 6 שנים מזכירה יחידה במשרד כך שאני גם מנהלת המשרד. והאם את בעלת תואר? האם השכר תלוי גם בזה? אם את מעדיפה לענות לי במסר אני אשמח מאוד. אני פשוט הרבה זמן שוקלת להחליף לתפקיד כמו שלך, ורוצה לדעת עד כמה כדאי. תודה

 

[f o o s]

בקלות

את יכולה לשלוח להם מייל עם משימה שבה את מפרטת את המשימה שהוטלה עליהם עם הלו"ז שלהם ומעקב מסודר מהצד שלך ברגע שהם מסיימים את המשימה הם שולחים לך אישור סגירה וזה נסגר גם אצלך וגם אצלהם .

 

[שרוןדלן]

שאלה

ללוזי שלום ראשית ברצוני לאחל לך מזל טוב לרגל העמקת התפקיד וקבלת סמכות ואחריות נוספת בתפקידך. רציתי לשאול אותך מה את חושבת ומרגישה ביחס לכך שהמנכ"ל ביקש ממך להעמיק את תפקידך ולמעשה הטיל עליך אחריות רבה? כשאת חושבת על התפקיד החדש איך את מבצעת את התפקיד באופן אידיאלי בעיניך? האם את משתתפת בישיבות שנערכות? האם נכתב פרוטוקול? במצב אידיאלי מהו אופי הקשר שלך עם הסמנכ"לים ועם המנכ"ל? איך השפיעה ההחלטה על מעמדך בחברה? איך את רואה את התפקיד באופן אידיאלי - שולחת תזכורת במייל (כפי שכתבת) , ומה בעצם המשמעות של לשלוח תזכורת במייל ? אחרי שתחשבי על שאלות אלו ניתן יהיה להחליט על דרכי פעולה. בהצלחה

 

[ל ו ז י]

עונה ../images/Emo13.gif

קודם כל - תודה רבה

אני אקדים ואומר שאנחנו חברת היי-טק עם 100 עובדים בארץ ועוד כ-30 בחו"ל, מנכ"ל החברה שלנו מאוד עצמאי (קובע לעצמו פגישות ולעיתים מנהל לעצמו את היומן) ונמצא לא מעט בחו"ל. ישנם עוד כ-5 סמנכ"לים, שאחת מהן היא הבוסית הישירה שלי. תפקידי ה"רשמי" הוא מנהלת משרד אך מתפקדת בפועל גם כעוזרת מנכ"ל ועוזרת רווחה. לרוב חלק מהסמנכ"לים נמתאים בחו"ל ונדירות הפעמים שכולם יחד בארץ. במסגרת תפקידי כיום כעוזרת מנכ"ל אני מתאמת לו פגישות (בנוסף לפגישות שהוא מתאם לעצמו) ונותנת לו עזרה בתפעול ענייניו האישיים (כמו רכב, פלאפון וכו'). אני מאוד שמחה על רעיון העמקת תפקיד הע. מנכ"ל כי אני מרגישה שהיום הוא מאוד שטחי ובלי "בשר". הרעיון הכללי הוא שאני אהיה אחראית על תפעול וניהול המשימות וההחלטות שיתקבלו בישיבות ההנהלה הדו-שבועיות מבלי שאהיה נוכחת בישיבה עצמה. לא ממש יש פרוטוקול, נכתב מסמך action items שקובע באחריות מי נמצאת כל משימה כשבפועל, אין ממש מעקב או דיווח על ביצוע המשימות ולכן הרבה משימות נופלות בין הכיסאות (עפ"י המנכ"ל). תורנות מי רושם את הaction items בכל פגישה אמורה להתבצע דרכי. הקשרים שלי עם המנכ"ל והסמנכ"לים מצויינים, חבריים מאוד (אין אצלנו שום דיסטנס) ואני מרגישה בנוח לפנות אליהם בכל זמן וגם הם אליי כשהם צריכים עזרה. באופן אידאלי הייתי רוצה להיות מעורבת מאוד ולהבין לעומק את מהות המשימות ולא רק להיות סוג של שעון מעורר שמתריע על משימות שצריכות להתבצע, הייתי רוצה לעזור ביישום המשימות במידת האפשר. כל רעיון יתקבל בברכה מאוד!